Nhật Bản không chỉ nổi tiếng với nền văn hóa đặc sắc mà còn là điểm đến lý tưởng cho người Việt mong muốn học tập, làm việc hoặc định cư lâu dài. Tuy nhiên, để hành trình đến xứ sở hoa anh đào diễn ra thuận lợi, bạn cần nắm rõ chuẩn bị hồ sơ đi Nhật cần những gì. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hệ thống toàn bộ giấy tờ quan trọng theo từng mục đích cụ thể, tránh sai sót không đáng có.
Phân loại mục đích đi Nhật và yêu cầu hồ sơ theo từng diện
Việc chuẩn bị hồ sơ đi Nhật không thể áp dụng một cách đồng loạt cho tất cả mọi người, bởi mỗi mục đích sẽ có yêu cầu riêng về giấy tờ và thủ tục. Do đó, bước đầu tiên và quan trọng nhất là xác định đúng lý do bạn sang Nhật để chuẩn bị hồ sơ phù hợp.
Nếu bạn đi du học, hồ sơ sẽ tập trung vào chứng minh năng lực học tập, tài chính và thư mời từ trường bên Nhật. Trong khi đó, nếu bạn đi theo diện thực tập sinh kỹ năng, hồ sơ sẽ yêu cầu chi tiết về trình độ học vấn, sức khỏe, và hợp đồng từ nghiệp đoàn tiếp nhận. Đối với người lao động kỹ thuật hoặc kỹ sư, bạn cần bổ sung bằng cấp chuyên môn, kinh nghiệm làm việc và hợp đồng từ công ty Nhật. Còn với trường hợp định cư theo diện kết hôn hoặc xin vĩnh trú, hồ sơ sẽ thiên về chứng minh mối quan hệ hôn nhân, thời gian cư trú hợp pháp, và lý lịch tư pháp.
Việc hiểu rõ mục đích sang Nhật sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh chuẩn bị sai hoặc thiếu hồ sơ, đồng thời tăng tỷ lệ đậu visa đáng kể.
Hồ sơ cá nhân cơ bản
Dù bạn sang Nhật với bất kỳ mục đích nào – du học, làm việc, thực tập hay định cư – thì vẫn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cá nhân cơ bản để chứng minh danh tính và thông tin nhân thân. Đây là nhóm hồ sơ bắt buộc và thường được yêu cầu ở bước đầu tiên trong quá trình xét duyệt.
Trước hết, hộ chiếu (passport) là giấy tờ quan trọng nhất, cần đảm bảo còn hiệu lực ít nhất 6 tháng tại thời điểm nộp hồ sơ. Giấy khai sinh sẽ được yêu cầu để đối chiếu thông tin nhân thân khi dịch thuật hoặc công chứng. Sổ hộ khẩu giúp xác minh nơi cư trú hợp pháp tại Việt Nam, thường cần bản sao công chứng. Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân cũng phải còn giá trị sử dụng, kèm theo bản dịch nếu yêu cầu từ phía Nhật.
Ngoài ra, bạn cần chuẩn bị ảnh thẻ đúng kích thước quy định (thông thường là 3×4 hoặc 4.5×4.5 cm), nền trắng, chụp trong vòng 3–6 tháng gần nhất, đảm bảo rõ mặt và không chỉnh sửa.
Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác nhóm giấy tờ này là nền tảng để tiếp tục hoàn thiện các phần hồ sơ chuyên sâu khác, đồng thời giảm nguy cơ bị từ chối hồ sơ do thiếu thông tin cơ bản.
Hồ sơ học vấn và nghề nghiệp
Tùy thuộc vào mục đích đi Nhật, hồ sơ học vấn và nghề nghiệp sẽ đóng vai trò khác nhau nhưng luôn là phần không thể thiếu để đánh giá năng lực và lý lịch của người nộp đơn. Đây là nhóm hồ sơ quan trọng đối với các diện du học, kỹ sư, kỹ thuật viên và thực tập sinh kỹ năng.
Trước hết, bạn cần chuẩn bị bằng cấp, học bạ và bảng điểm phù hợp với trình độ đã hoàn thành như THPT, cao đẳng, đại học hoặc trung cấp. Tất cả giấy tờ này thường phải được dịch thuật sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh và công chứng theo yêu cầu từ phía tổ chức tiếp nhận.
Nếu bạn đi theo diện cần năng lực ngôn ngữ, việc nộp chứng chỉ tiếng Nhật là bắt buộc. Phổ biến nhất là các loại như JLPT N5–N1, NAT-Test, TopJ hoặc JFT-Basic. Mỗi diện visa sẽ có mức yêu cầu năng lực ngôn ngữ khác nhau nên cần chuẩn bị đúng loại và đúng cấp độ.
Ngoài ra, bạn cần có sơ yếu lý lịch (CV) được xác nhận bởi địa phương hoặc công ty đang làm việc. Đối với những người đã có kinh nghiệm làm việc, việc bổ sung giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc là rất quan trọng, đặc biệt với visa kỹ sư hay kỹ năng đặc định (Tokutei Gino). Giấy xác nhận này nên nêu rõ vị trí công việc, thời gian làm việc và xác nhận từ người sử dụng lao động cũ.
Việc chuẩn bị đầy đủ nhóm hồ sơ học vấn – nghề nghiệp giúp minh chứng rõ năng lực cá nhân, đồng thời tạo lợi thế trong quá trình xét duyệt visa và hồ sơ COE từ phía Nhật Bản.
Hồ sơ tài chính và người bảo lãnh
Khả năng tài chính là yếu tố then chốt để Đại sứ quán Nhật Bản đánh giá mức độ ổn định và tính khả thi của hành trình học tập hoặc làm việc tại Nhật. Vì vậy, đối với các diện du học, kỹ sư, hoặc người sang theo diện bảo lãnh, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tài chính là vô cùng quan trọng.
Trước tiên, bạn cần có sổ tiết kiệm đứng tên bản thân hoặc người bảo lãnh, với số dư tối thiểu theo yêu cầu (thường từ 5000–10.000 USD), được gửi trước ít nhất 3 tháng tại thời điểm nộp hồ sơ. Đây là cơ sở để chứng minh bạn có đủ năng lực chi trả học phí, sinh hoạt phí hoặc các chi phí phát sinh trong thời gian lưu trú tại Nhật.
Tiếp theo là giấy tờ chứng minh thu nhập của người bảo lãnh, chẳng hạn như bảng lương, hợp đồng lao động, giấy xác nhận thuế thu nhập cá nhân hoặc bảng sao kê ngân hàng 6 tháng gần nhất. Nếu người bảo lãnh đang cư trú tại Nhật, cần thêm giấy tờ chứng minh cư trú hợp pháp và bản khai thuế tại Nhật.
Ngoài ra, có thể bổ sung thêm các giấy tờ khác như hợp đồng bảo hiểm nhân thọ, giấy tờ sở hữu tài sản (nhà, đất), giúp củng cố thêm độ tin cậy của nguồn tài chính. Đối với người đi làm việc, hợp đồng lao động với công ty Nhật cũng có thể được sử dụng như một hình thức bảo chứng thu nhập sau khi sang Nhật.
Việc chứng minh tài chính rõ ràng, minh bạch không chỉ giúp tăng khả năng đậu visa mà còn thể hiện sự nghiêm túc và chuẩn bị kỹ lưỡng cho kế hoạch sống và làm việc tại Nhật Bản.
Hồ sơ y tế và lý lịch tư pháp
Bên cạnh các giấy tờ về nhân thân, học vấn và tài chính, bạn cũng cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ liên quan đến sức khỏe và lý lịch pháp lý, nhằm đảm bảo đáp ứng điều kiện cư trú hợp pháp và không vi phạm quy định nhập cảnh của Nhật Bản.
Trước hết là giấy khám sức khỏe theo mẫu được công nhận. Tùy từng diện visa, bạn có thể được yêu cầu khám tại bệnh viện chỉ định hoặc bệnh viện đạt chuẩn quốc tế, với các nội dung như: chụp X-quang phổi, xét nghiệm máu, đo huyết áp, khám nội – ngoại khoa, tâm thần, bệnh truyền nhiễm… Kết quả phải được cấp trong vòng 3–6 tháng và có đóng dấu xác nhận của bệnh viện.
Kế đến là phiếu lý lịch tư pháp, thường là phiếu số 1 đối với đa số trường hợp và phiếu số 2 nếu có yêu cầu riêng từ phía Nhật Bản. Giấy này được cấp bởi Sở Tư pháp nơi cư trú, nhằm xác nhận bạn không có tiền án tiền sự, không thuộc diện bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc cấm xuất cảnh.
Việc bổ sung đầy đủ hai loại giấy tờ này không chỉ thể hiện sự minh bạch và đáp ứng điều kiện sức khỏe, mà còn là yếu tố bắt buộc để phía Nhật Bản xem xét cấp tư cách lưu trú và visa. Thiếu hoặc làm sai hồ sơ y tế và lý lịch tư pháp là một trong những lý do phổ biến khiến hồ sơ bị từ chối hoặc trì hoãn phê duyệt.
Giấy tờ liên quan đến visa và tổ chức tiếp nhận tại Nhật
Sau khi hoàn tất các loại giấy tờ cá nhân, học vấn, tài chính và y tế, bước quan trọng tiếp theo là chuẩn bị nhóm hồ sơ liên quan trực tiếp đến visa và tổ chức tiếp nhận tại Nhật Bản. Đây là căn cứ để xét cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) và hoàn thiện hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật.
Đầu tiên và quan trọng nhất là Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE – Certificate of Eligibility) do Cục Xuất Nhập Cảnh Nhật Bản cấp. Đây là văn bản xác nhận bạn đủ điều kiện lưu trú tại Nhật với mục đích đã đăng ký (du học, lao động, kết hôn…). COE thường được phía trường học, công ty hoặc tổ chức bảo lãnh tại Nhật hỗ trợ xin và gửi về Việt Nam.
Tiếp theo, bạn cần có thư mời nhập học (đối với du học sinh) hoặc hợp đồng lao động, thông báo tuyển dụng (đối với kỹ sư, thực tập sinh, Tokutei Gino). Những giấy tờ này thể hiện rõ thông tin về người tiếp nhận, địa điểm làm việc/học tập, thời hạn hợp đồng, mức lương hoặc học phí…
Ngoài ra, cần chuẩn bị đầy đủ đơn xin visa theo mẫu của Đại sứ quán Nhật, có dán ảnh thẻ đúng quy cách, cùng các giấy tờ khai thông tin cá nhân, giấy cam kết tài chính, hoặc thư bảo lãnh nếu có yêu cầu cụ thể từ từng trường hợp.
Nhóm hồ sơ này thường là phần cuối nhưng lại mang tính quyết định trong việc cấp visa. Mọi sai sót nhỏ trong hợp đồng, đơn xin visa hoặc thiếu COE đều có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối, do đó cần kiểm tra kỹ lưỡng và phối hợp chặt chẽ với đơn vị tiếp nhận tại Nhật trong quá trình chuẩn bị.
Quy trình nộp hồ sơ và những lưu ý quan trọng
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn cần nắm rõ quy trình nộp để tránh sai sót trong các bước cuối cùng và đảm bảo tiến độ làm visa, xuất cảnh đúng kế hoạch.
Đầu tiên, nếu bạn đi theo diện du học, kỹ sư hoặc thực tập sinh, hồ sơ thường được nộp trước tiên cho tổ chức tiếp nhận tại Nhật để xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE). Sau khi nhận được COE, bạn mới có thể hoàn tất hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam.
Thông thường, hồ sơ xin visa gồm: COE bản gốc + bản sao, hộ chiếu, ảnh thẻ, đơn xin visa, giấy tờ cá nhân và các tài liệu theo từng diện cụ thể. Sau khi nộp, bạn sẽ nhận giấy hẹn và chờ từ 5–10 ngày làm việc để nhận kết quả visa.
Một số lưu ý quan trọng khi nộp hồ sơ:
- Kiểm tra kỹ tên, số hộ chiếu, ngày sinh, ảnh trên tất cả giấy tờ để đảm bảo thống nhất.
- Không sử dụng giấy tờ photo mờ, mực nhòe hoặc thiếu công chứng nếu cần.
- Chuẩn bị hồ sơ theo đúng trình tự, phân loại rõ ràng, tránh gây nhầm lẫn cho người tiếp nhận.
- Luôn giữ bản gốc và bản sao riêng biệt, đề phòng mất mát hoặc yêu cầu bổ sung.
- Không nên chờ đến sát ngày xuất cảnh mới nộp visa, vì quá trình xét duyệt có thể phát sinh bổ sung.
Nắm vững quy trình và lưu ý nhỏ sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro và tăng khả năng đậu visa khi thực hiện hồ sơ đi Nhật.
Việc chuẩn bị hồ sơ đi Nhật cần những gì phụ thuộc vào mục đích cụ thể như du học, lao động hay định cư, nhưng đều đòi hỏi sự chính xác và đầy đủ. Mỗi loại giấy tờ – từ cá nhân, học vấn đến COE, visa – đều đóng vai trò quan trọng trong quá trình xét duyệt. Chuẩn bị kỹ ngay từ đầu không chỉ giúp tăng tỷ lệ đậu visa mà còn tạo tiền đề thuận lợi cho hành trình phát triển tại Nhật Bản.
Nhân Trí